Magyarország az egyik legkedveltebb digitális nomád úticél lett és ezzel együtt és a coworking irodák száma is rohamosan nő. Már elérhető a digitális nomád VISA, aminek igénybevételéhez 3000 Eurós havi bevétel kell, és 10000 Euró megtakarítás. Bár az árak gyorsan emlekedtek az utóbbi években, még mindig nem számítunk drágának Európa többi országához képest, ami egy fontos tényező a digitális nomádok számára.
Ez persze azt is jelenti hogy az ideérkezők számára biztosítanunk kell a lehető legjobb minőséget, és hogy azok a coworking irodák lesznek hosszútávon a legjobb helyzetben, akik a megfelelő térkialakítást használják, ezzel biztosítva a lehető legjobb élményt a látogatóknak.
A designt és bútorokat nem vesszük bele ebbe a leírásba, inkább a coworking iroda technikai tervezésére, követelményeire koncentrálunk.
A hivatalos követelmények
Mit mond a szabály?
A coworking iroda munkahely-definíció szempontjából a munkavédelmi jogszabályok hatálya alá tartozik. A 3/2002. (II. 8.) SzCsM–EüM rendelet szerint „munkahelynek” minősül minden olyan tér, ahol szervezett munkavégzés folyik. A coworking használói – legyenek munkavállalók vagy szabadúszók – munkavégzést folytatnak, ezért a tér üzemeltetője munkáltatói kötelezettségekkel bír a „munkavégzés hatókörében tartózkodókra” nézve.
A lista nem rövid, de ezek a szabályok vonatkoznak a munkakörnyezetre:
| Terület | Kötelező elem | Konkrét előírás |
| Tűz- és menekülésbiztonság | ABC porral oltó tűzoltó készülék | 6 kg-os darabszám 200 m²-enként, könnyen hozzáférhető helyen |
| Tűz- és menekülésbiztonság | Menekülési útvonal jelölések | Piktogramok max. 20 m távolságonként |
| Tűz- és menekülésbiztonság | Vészkijárat jelölések | Világító jelek, kulcs nélkül nyitható |
| Tűz- és menekülésbiztonság | Vészvilágítás | Áramkimaradás esetén is működő a menekülési útvonalon |
| Elsősegély és munkavédelem | MSZ 13553-1 szerinti elsősegélydoboz | Jól látható, könnyen elérhető helyen |
| Elsősegély és munkavédelem | Ivóvízcsap vagy ivókút | „Ivóvíz” felirattal és piktogrammal jelölve |
| Helyiség és komfort minimumok | Min. 2 m² szabad mozgástér/fő | Zsúfoltság elkerülése |
| Helyiség és komfort minimumok | Megfelelő természetes/mesterséges megvilágítás | Nemzetközi szabvány szerinti mennyiségi/minőségi jellemzők |
| Helyiség és komfort minimumok | Elegendő szellőzés | Min. 30 m³/h frisslevegő/fő szellemi munkához |
| Helyiség és komfort minimumok | Megfelelő hőmérséklet | 18–24°C (K) EH tartomány |
| Higiénia és sanitertér | Külön férfi és női WC | Kézmosóval, szappannal, kézszárítási lehetőséggel |
| Higiénia és sanitertér | Megfelelő takarítás | Rendszeres tisztán tartás, hulladékkezelés |
| Ergonómia és munkakörnyezet | Megfelelő ülőhely | Munkavégzéshez alkalmas szék biztosítása |
| Ergonómia és munkakörnyezet | Csúszásgátló, szilárd padlózat | Balesetek megelőzése |
| Kötelező adminisztráció és jelölések | Munkavédelmi szabályzat | Írásos dokumentum |
| Kötelező adminisztráció és jelölések | Kockázatértékelés | Veszélyforrások azonosítása |
| Kötelező adminisztráció és jelölések | „Ivóvíz / nem ivóvíz” felirat | Csapokon piktogrammal |
| Kötelező adminisztráció és jelölések | Tűzoltó készülék helye jelölő tábla | ISO 7010 piktogram |
Hogyan érdemes számolni a terek nagyságával?
Hot desk: Nemzetközi tapasztalatok szerint nyitott, közös asztalos zónáknál 12–15 m²/fő a javasolt terület.
– 10 főre: 10×12–15 m² = 120–150 m²
– 15 főre: 15×12–15 m² = 180–225 m²
Privát irodák: Általánosan 14–19 m²/fő a kényelmes privát iroda ajánlott alapterülete.
– Egy 2–4 fős privát irodához: 2×14–19 m² = 28–38 m²
– Egy 6–8 fős privát irodához: 6×14–19 m² = 84–114 m²
Tárgyalók: Ideális esetben 1,8–2,3 m²/fő, a méret a célzott befogadóképességet tekintve:
– Kis tárgyaló (4–6 fő): 4×2 m² – 6×2,3 m² = 8–14 m²
– Közepes tárgyaló (8–12 fő): 8×2 m² – 12×2,3 m² = 16–28 m²
– Nagy tárgyaló (16–20 fő): 16×2 m² – 20×2,3 m² = 32–46 m²
Konyha: bár elsőre nem feltétlenül gondolnánk, de a konyha mérete fontos tényező a coworking irodák esetében. Mindenki szeret enni, inni és a szűkös helyek ahol egymást kell kerülgetni hosszútávon nem fogják marasztalni a látogatókat.
– Alap (minimum) konyha: 10–12 m² (ez a szűkös, csak alapfunkciókra elég)
– Tágas, közösségi konyha: 18–25 m². Ez a méret lehetővé teszi, hogy egyszerre többen is használják a konyhát, legyen hely közös étkezésre, pultnál álló beszélgetésre, és akár egy nagyobb asztal vagy több ülőhely is elférjen.
Fürdőszoba: a WC számát illetően 2-2 darab ajánlott az elkülönített férfi és női helységekben, valamint mosdó, kéztörlő vagy szárító, tükör. A fürdőszoba minősége és folyamatos takarítása is sokat számít, érdemes nagy hangsúlyt fektetni rá.
Phone booth:
– Egyéni phone booth: Legalább 1,0×1,0 m (1 m²), de a kényelmesebb használathoz 1,2×1,2 m (1,44 m²) ajánlott. Ez elegendő egy széknek, kis asztalnak, szellőzésnek és ajtónak.
– Kétszemélyes phone booth: 1,5×1,2 m vagy 1,5×1,5 m, így két fő is elfér beszélgetéshez vagy videóhíváshoz.
– Magasság: Legalább 2,1–2,2 m, hogy állva is kényelmes legyen.
– Szellőzés: Mindig legyen külön szellőztetés vagy ventilátor.
A siker több tényezős
A sikeres coworking iroda tervezés Magyarországon komplex feladat, amely túlmutat a jogszabályi megfelelésen. A megfelelő területelosztás, a komfortos közösségi terek és a technikai követelmények betartása együtt alkotják azt a minőséget, amire a mai munkavállalók – különösen a digitális nomádok – vágynak.
A részletekre való odafigyelés – legyen szó a phone booth szellőzéséről vagy a konyha méretéről – hosszú távon megtérülm magasabb ügyfél-elégedettség és visszatérési arány formájában.
